POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CENTRO DE SALUD ANIMAL S.A.S. — CSA CHAPINERO ALTO

Versión 1.0 — Vigente a partir de su publicación

1. OBJETIVO Y ALCANCE

La presente Política establece los lineamientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia y supresión de datos personales tratados por CENTRO DE SALUD ANIMAL S.A.S., identificado con el nombre comercial CSA Chapinero Alto (en adelante, “CSA” o “la Empresa”), en el marco de la prestación de servicios de medicina veterinaria especializada y de la gestión de sus canales físicos y digitales, incluyendo su sitio web, formularios de admisión y agendamiento, redes sociales, WhatsApp, correo electrónico y demás canales de comunicación con tutores, clientes, proveedores, colaboradores y demás terceros.

CSA actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta y garantiza el cumplimiento del derecho constitucional de Hábeas Data (artículo 15 de la Constitución Política de Colombia), así como de la normatividad vigente en la materia, en especial la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su decreto reglamentario parcial 1377 de 2013 (compilado en el Título 2, Capítulo 25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y, en lo pertinente, la Ley 1266 de 2008.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social	CENTRO DE SALUD ANIMAL S.A.S.
Nombre comercial	CSA Chapinero Alto
NIT	830.134.744-8
Representante legal	Wilson Hernando Quevedo Ramírez
Actividad económica	Actividades veterinarias (código CIIU 7500)
Dirección	Cra. 4 No. 57-15, Chapinero Alto, Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico	facturacion.csachapinero@gmail.com
Línea de contacto y WhatsApp	320 855 7797
Horario de atención	24 horas, todos los días del año

3. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política se adoptan las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, entre ellas:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus datos personales.
Dato personal: Información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable.
Dato sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, datos de salud del Titular).
Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de Tratamiento (tutores, clientes, proveedores, colaboradores y demás terceros).
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tal como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del territorio colombiano.
Transmisión: Comunicación de datos personales a un Encargado dentro o fuera del territorio nacional, para que éste realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.
Animal de compañía: Peludo, peludito o animal bajo el cuidado de un Titular (tutor), atendido por CSA. Los datos clínicos del animal como tal no constituyen datos personales, salvo en cuanto permitan identificar o se asocien a su tutor.

4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

CSA aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, conforme a lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. DATOS PERSONALES QUE SE RECOLECTAN

En desarrollo de su actividad, CSA podrá recolectar y tratar, entre otros, los siguientes datos:

Datos de identificación: nombre, apellidos, tipo y número de documento de identidad de tutores, clientes, proveedores y colaboradores.
Datos de contacto: teléfono, correo electrónico, dirección y ciudad de residencia.
Datos asociados a la atención veterinaria: información de identificación y contacto del tutor vinculada a la historia clínica del animal de compañía (especie, raza, edad, antecedentes y evolución clínica), necesaria para la prestación del servicio y el seguimiento del caso.
Datos empresariales y de proveedores: razón social, NIT, cargo e información comercial asociada a cotizaciones, órdenes de compra o contratos.
Datos de colaboradores: información laboral, de contacto y demás datos requeridos para la gestión del talento humano, en los términos de la legislación laboral aplicable.
Datos de imagen, voz y contenido audiovisual: fotografías, videos y testimonios de tutores y de sus animales de compañía, recolectados con fines de contenido editorial y difusión en redes sociales y demás canales digitales de CSA, siempre bajo autorización previa y expresa del Titular mediante el formato de autorización de uso de imagen.
Datos técnicos de navegación web: dirección IP, tipo de navegador, cookies, páginas visitadas y métricas de navegación, cuando se implementen herramientas de analítica en los canales digitales de CSA.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

6.1. Tutores, clientes y pacientes

Agendar y confirmar citas, procedimientos y controles veterinarios.
Prestar los servicios de medicina veterinaria especializada, incluyendo la elaboración y actualización de la historia clínica del animal de compañía.
Realizar seguimiento clínico, recordatorios de controles y comunicaciones relacionadas con el estado de salud del animal de compañía.
Enviar información sobre servicios, campañas de medicina preventiva y contenido educativo, cuando exista autorización del Titular.
Emitir facturación, documentos contables y soportes administrativos.
Atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS).
Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.

6.2. Proveedores y aliados

Gestionar procesos de compras, órdenes de servicio, facturación y pagos.
Verificar el cumplimiento de obligaciones contractuales.
Coordinar procesos logísticos, operativos y de soporte clínico o administrativo.

6.3. Contenido, marketing y redes sociales

Producir y publicar contenido editorial (reels, fotografías, testimonios) para las redes sociales y demás canales digitales de CSA, exclusivamente respecto de Titulares que hayan otorgado su autorización de uso de imagen conforme a la Ley 1581 de 2012.
Difundir mensajes de posicionamiento de marca, medicina especializada y calidad de vida de los animales de compañía.
Medir el alcance y desempeño de las publicaciones a través de las herramientas propias de cada plataforma.

6.4. Colaboradores

Gestionar la vinculación laboral, nómina, seguridad social y demás obligaciones propias de la relación de trabajo.
Adelantar procesos de selección, capacitación y evaluación de desempeño.

6.5. Analítica y seguridad digital

Mejorar la experiencia de navegación y uso de los canales digitales de CSA.
Prevenir fraudes, accesos no autorizados y fortalecer la seguridad de la información.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

CSA solicitará autorización previa, expresa e informada para el Tratamiento de datos personales, la cual podrá obtenerse por medios físicos o digitales, incluyendo formularios de admisión, formularios web, correo electrónico, WhatsApp y/o aceptación de casillas de consentimiento.

Para la producción de contenido audiovisual con tutores y/o animales de compañía, CSA utilizará el formato específico de “Autorización de Uso de Imagen”, conforme a la Ley 1581 de 2012, en el cual se informa de manera clara la finalidad, el alcance, los canales de difusión y la posibilidad de revocatoria del consentimiento.

El Titular podrá revocar la autorización otorgada y/o solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que impida su eliminación inmediata (por ejemplo, la conservación de historias clínicas o soportes contables durante los términos legales de retención).

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CSA.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la normatividad de protección de datos.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

9. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS (CONSULTAS Y RECLAMOS)

Los derechos podrán ejercerse a través de los siguientes canales:

Correo electrónico: facturacion.csachapinero@gmail.com
Línea telefónica y WhatsApp: 320 855 7797
Atención presencial: Cra. 4 No. 57-15, Chapinero Alto, Bogotá D.C.

9.1. Consultas

Las consultas serán atendidas dentro del término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2. Reclamos

El Titular que considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento de sus derechos, podrá presentar un reclamo ante CSA, el cual será tramitado dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recibo, conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. El reclamo deberá contener como mínimo:

Identificación del Titular.
Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.
Dirección física o correo electrónico para efectos de la respuesta.
Documentos soporte que se quieran hacer valer, si aplica.

10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

CSA implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales, incluidas las historias clínicas de los animales de compañía y su información asociada, contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, consulta, uso o divulgación indebida, conforme al principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012.

11. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

Los datos personales podrán ser compartidos con terceros Encargados del Tratamiento (por ejemplo, proveedores de software de historia clínica, facturación electrónica, mensajería o herramientas de analítica web) cuando sea necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, garantizando siempre niveles adecuados de protección conforme a la ley.

En caso de que se requieran transferencias internacionales de datos personales, éstas se realizarán únicamente hacia países que ofrezcan niveles adecuados de protección de datos conforme a los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, o en los demás casos previstos en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

12. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES

Como regla general, CSA no solicita datos sensibles de sus Titulares. Cuando ello sea estrictamente necesario para la prestación del servicio, se informará la finalidad específica y se solicitará autorización expresa, sin que la negativa a suministrarlos condicione la prestación del servicio veterinario.

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (por ejemplo, cuando un menor de edad acompañe a su animal de compañía en contenido audiovisual) se realizará únicamente con la autorización expresa del padre, madre o representante legal, respetando en todo momento el interés superior del menor, en los términos del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

13. USO DE IMAGEN, VIDEO Y CONTENIDO PARA REDES SOCIALES

Como parte de su estrategia de comunicación y posicionamiento como hospital veterinario especializado, CSA produce contenido audiovisual (reels, fotografías y testimonios) que puede incluir a tutores, colaboradores y/o animales de compañía. Este contenido se recolecta y publica únicamente cuando el Titular ha suscrito el formato de autorización de uso de imagen correspondiente, en el cual se especifican los canales de difusión (Instagram, sitio web y demás redes sociales de CSA), la vigencia de la autorización y el procedimiento para solicitar su revocatoria o la retirada del contenido publicado.

En los casos en que un tutor decline participar frente a cámara, CSA ofrecerá alternativas de formato que no impliquen la identificación directa del Titular, garantizando en todo momento el respeto de su voluntad.

14. VIGENCIA

La presente Política rige a partir de su fecha de publicación y podrá ser actualizada en cualquier momento para reflejar cambios normativos, operativos o tecnológicos. Las modificaciones sustanciales se informarán a los Titulares por el medio más idóneo, y la versión vigente se mantendrá disponible en los canales digitales de CSA.